Hermes xếp thứ tự 41 việc trước 6h sáng: tôi mở máy là biết làm cái nào trước

Sáng thứ Ba tuần trước, tôi ngồi trước máy tính đúng 22 phút mà chưa hoàn thành một việc nào. Tôi không xem phim, không lướt Facebook. Tôi mở mail, thấy 3 việc; mở Zalo, thấy 5 tin nhắn nhờ; mở Google Sheet công việc, thấy 18 dòng chưa đánh dấu xong; mở cuốn sổ tay, thấy mấy dòng viết vội hôm qua. Tổng cộng 41 việc. Và tôi không biết nên bắt đầu từ cái nào, nên tôi cứ mở ra rồi đóng vào.

Cái mệt nhất của người làm một mình không phải là làm việc. Là quyết định làm việc gì trước. Mỗi lần quyết định như vậy tốn của tôi vài phút và một chút ý chí, và tôi phải quyết định vài chục lần mỗi ngày. Nghiên cứu của Slack từng chỉ ra người đi làm mất trung bình khoảng một ngày mỗi tuần chỉ để xử lý email; khảo sát của Microsoft cũng cho thấy họp và chuyển đổi công cụ liên tục là thứ ăn mòn hiệu suất rõ nhất. Tôi tin những con số đó, vì tôi sống trong đó.

Bây giờ việc “quyết định thứ tự” đã không còn là việc của tôi. 6h sáng, trước lúc tôi dậy, trên điện thoại đã có sẵn một danh sách 5 việc, xếp theo thứ tự, mỗi việc kèm một dòng lý do. Tôi đọc 90 giây, rồi bắt tay làm việc số 1.

Chatbot giảng lý thuyết, Agent bê việc ra xếp

Thử mang đúng vấn đề này vào một chatbot, bạn sẽ nhận được thứ này:

Bạn: “Tôi có 41 việc lộn xộn, làm sao ưu tiên?” Chatbot: “Bạn nên áp dụng ma trận Eisenhower, chia việc thành 4 nhóm gấp/không gấp – quan trọng/không quan trọng. Ngoài ra hãy thử quy tắc 2 phút, nguyên tắc Pareto 80/20 và kỹ thuật time-blocking…”

Đúng hết. Và không giải quyết được gì. Vì thứ tôi thiếu không phải là kiến thức về ma trận — tôi đọc mấy cái đó 5 năm rồi. Thứ tôi thiếu là có ai đó thực sự bê 41 việc kia ra, đọc từng cái, xếp vào ô, rồi trả cho tôi danh sách cuối cùng. Chatbot dạy tôi cách bơi rồi đứng trên bờ. Việc bơi vẫn là tôi.

Hermes khi được giao làm Agent thì làm đúng phần tôi thiếu. Nó không giảng. Nó được cấp quyền đọc bốn nguồn việc của tôi — hộp mail công việc, nhóm Zalo nội bộ (tôi chuyển các tin nhờ việc vào một nhóm riêng), Google Sheet việc tồn, và một file ghi chú tôi gõ nhanh trên điện thoại — rồi mỗi rạng sáng nó tự đi gom, tự đọc nội dung từng việc và tự chấm.

Khác biệt cốt lõi nằm ở một chữ: chatbot cho phương pháp, Agent cho danh sách đã xếp xong của chính bạn, đúng giờ, kể cả hôm bạn thức khuya và ngủ nướng.

Vòng lặp nó tự chạy mỗi 5h30 sáng

Đây là chỗ tôi thấy rõ nhất “Agent làm việc” khác “AI trả lời”. Nó chạy một vòng lặp 8 bước, không cần tôi bấm gì:

1. Tìm — Vào 4 nguồn, lấy tất cả việc mới phát sinh trong 24 giờ, cộng với việc cũ chưa đánh dấu xong.
2. Nghiên cứu — Đọc nội dung từng việc để hiểu thực chất: mail của khách hỏi “khi nào có hàng” là việc bán hàng gấp; mail của ngân hàng nhắc phí là việc hành chính có deadline; tin nhắn “khi nào rảnh cà phê” là việc không deadline.
3. Làm — Chấm mỗi việc 2 điểm: độ gấp (còn mấy ngày tới deadline) và độ quan trọng (ảnh hưởng tới doanh thu, uy tín, hay nghĩa vụ pháp lý). Nhân ra điểm ưu tiên.
4. Xếp lịch — Đối chiếu với lịch Google của tôi, tìm khoảng trống thật. Việc cần đầu óc (viết, tính toán) nó đặt vào buổi sáng; việc trả lời tin nhắn, gọi điện nó dồn thành 1 cụm buổi chiều.
5. Check — Tự kiểm tra 3 điều: có việc nào quá deadline mà bị xếp xuống dưới không, tổng thời gian 5 việc có vượt số giờ trống không, có việc nào trùng nội dung với việc khác không (mail và Zalo hay nhờ cùng một chuyện).
6. Lưu — Ghi vào bộ nhớ những gì tôi đã dặn: “khách A luôn ưu tiên”, “việc kế toán chỉ làm ngày 25”, “đừng nhắc chuyện cà phê nữa”.
7. Lịch — Tự hẹn 5h30 mai chạy lại.
8. Báo cáo — 6h00 gửi danh sách. 21h00 gửi thêm một dòng: hôm nay xong mấy việc, việc nào đẩy sang mai và vì sao.

Bước 6 là bước làm tôi đổi cách nghĩ về AI. Tôi chỉ cần nói một lần “đơn hàng của khách sỉ luôn xếp trên mọi việc nội bộ” — và từ hôm đó nó tự làm vậy mãi. Chatbot thì hôm sau bạn phải nói lại, vì mỗi cuộc trò chuyện là một tờ giấy trắng.

Câu lệnh tôi giao, nguyên văn

Không có kỹ thuật gì cả. Tôi gõ bằng tiếng Việt, đúng như đang dặn một trợ lý mới vào làm:

“Mỗi ngày 5h30 sáng, tự làm việc này giúp tôi:

1. Gom tất cả việc từ: hộp mail công việc, nhóm Zalo ‘Việc cần làm’, Google Sheet ‘Việc tồn’ (tab Tháng này), và file ghi chú notes-hi.txt.
2. Với mỗi việc: chấm điểm GẤP (1–5, theo số ngày còn lại tới deadline) và QUAN TRỌNG (1–5: ảnh hưởng doanh thu / uy tín với khách / nghĩa vụ pháp lý = cao; việc nội bộ có thể trễ = thấp). Điểm ưu tiên = gấp × quan trọng.
3. Bỏ việc trùng nội dung. Bỏ việc tôi đã dặn ‘không nhắc nữa’.
4. Xem lịch Google của tôi hôm nay, lấy các khung giờ trống. Việc cần tập trung xếp vào buổi sáng, việc gọi/nhắn dồn 1 cụm buổi chiều.
5. Chọn đúng 5 việc điểm cao nhất mà tổng thời gian không vượt số giờ trống. Việc còn lại để mục ‘Mai làm’.
6. 6h00 gửi cho tôi qua Telegram: mỗi việc 1 dòng — thứ tự, tên việc, giờ dự kiến, 1 câu lý do vì sao nó nằm ở vị trí này.
7. 21h00 gửi báo cáo: xong mấy việc, việc nào chưa xong, việc nào cần tôi quyết. Ưu tiên bất di bất dịch: đơn hàng khách sỉ xếp trên mọi việc nội bộ.”

Giao xong, tôi đóng máy đi ngủ. Sáng ra nó đã chạy.

Kết quả sau 3 tuần, đo bằng số

Tôi không thích nói “hiệu quả lắm”, nên tôi bắt nó ghi lại số:

• 22 phút → 90 giây. Thời gian mỗi sáng để biết làm gì trước. Tính ra khoảng 8,5 tiếng/tháng được trả lại, đủ để tôi dựng xong 2 video cho kênh.
• 41 việc → 5 việc. Không phải 36 việc kia biến mất; chúng nằm trong danh sách “Mai làm” và không còn hiện ra làm tôi phân tâm. Đây là phần tôi không ngờ lại nhẹ đầu đến vậy.
• Tỷ lệ việc trễ deadline giảm từ 6 việc/tuần xuống 1. Việc trễ duy nhất là việc tôi tự dời, không phải quên.
• 21/21 ngày đúng hẹn, gồm 2 ngày tôi đi công tác và không mở máy tính. Nó chạy trên máy chủ nên không phụ thuộc máy tôi có bật hay không.
• 7 việc trùng bị phát hiện trong 3 tuần — toàn là chuyện khách nhắn Zalo rồi gửi thêm mail, trước đây tôi làm hai lần.

Chỗ nó từng làm sai, và cách tôi sửa

Tuần đầu nó xếp sai một lần khá tệ. Nó đưa việc “gửi báo giá cho khách sỉ” xuống vị trí thứ 4, dưới cả việc “cập nhật bảng chi phí nội bộ”. Tôi nhìn danh sách mà giật mình.

Lỗi ở tôi. Lúc đầu tôi chỉ nói “chấm gấp và quan trọng” mà không định nghĩa quan trọng là gì, nên nó tự hiểu theo kiểu… đều đều. Với nó, một cái mail hành chính có ghi ngày cụ thể trông “gấp” hơn một tin nhắn khách sỉ viết kiểu thân mật không ghi deadline.

Tôi sửa bằng đúng hai dòng thêm vào lệnh: định nghĩa rõ quan trọng = ảnh hưởng doanh thu / uy tín với khách / nghĩa vụ pháp lý, và một dòng luật cứng “đơn hàng khách sỉ xếp trên mọi việc nội bộ”. Từ hôm đó không sai lại lần nào.

Bài học tôi rút ra, và tôi nghĩ nó đúng với mọi người mới dùng Agent: nó làm y lời bạn nói, nên hãy nói ra tiêu chí bằng chữ rõ ràng, đừng để nó đoán ý bạn. Cứ hình dung bạn đang dặn một bạn nhân viên rất giỏi nhưng mới vào làm ngày đầu, chưa biết khách nào quan trọng.

FAQ ngắn

Hỏi: Tôi không rành kỹ thuật, làm nổi không? Nổi. Tôi không viết một dòng code nào. Toàn bộ là gõ tiếng Việt như đoạn lệnh ở trên. Ai gõ được Zalo là làm được.

Hỏi: Nó lấy việc từ Zalo kiểu gì? Tôi tạo một nhóm riêng tên “Việc cần làm”, cứ ai nhờ gì tôi chuyển tin vào đó. Nó đọc nhóm đó. Cách thủ công nhưng chạy tốt và không cần cấp quyền vào toàn bộ Zalo cá nhân.

Hỏi: Nó có tự làm luôn mấy việc đó không? Có thể, với việc lặp lại (trả mail mẫu, dựng báo giá theo bảng giá). Nhưng tôi chọn để nó xếp việc, còn quyết định vẫn là tôi. Đầu não giao cho nó, cánh tay bấm gửi vẫn là mình — với việc liên quan tới khách, tôi giữ vậy là có chủ đích.

Hỏi: Dữ liệu công việc, mail của tôi có an toàn không? Nó chỉ được cấp quyền đọc đúng những nguồn tôi chỉ định, không cấp thêm. Muốn chặt hơn thì cho nó đọc bản sao đã xoá thông tin khách.

Hỏi: 5 việc ít quá, ngày tôi làm 10 việc thì sao? Đổi số trong lệnh, một chữ thôi. Nhưng tôi khuyên giữ 5: 3 tuần qua dạy tôi rằng danh sách 10 việc là danh sách để cảm thấy tội lỗi, còn danh sách 5 việc là danh sách để làm xong.

Kết luận

Cái làm tôi phục không phải là nó biết ma trận Eisenhower — cái đó tôi cũng biết. Cái làm tôi phục là nó chịu ngồi làm phần nhàm nhất, mỗi ngày, đúng 5h30, kể cả hôm tôi mệt và lười, và nó nhớ hết những gì tôi đã dặn.

Chatbot là đứa chờ bạn hỏi rồi giảng bài. Agent là đứa bạn giao một lần, rồi nó tự đi gom việc, tự chấm, tự xếp lịch, tự kiểm tra, tự lưu, tự hẹn giờ, tự báo cáo. Sáng ra bạn chỉ cần làm việc số 1.

Tôi đã trả 22 phút mỗi sáng trong nhiều năm cho việc “nghĩ xem làm gì trước”. Bạn thì không cần trả nữa.

👉 Học cách giao việc kiểu này cho Hermes: khoá Nhân Sự Toàn Năng Hermes — 37 bài, 239K, hoàn tiền trong 7 ngày nếu bạn thấy không dùng được.